Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

§1 Dane Administratora danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest F.H.U. "AGAT" Zbigniew Hochół, z siedzibą przy ul. 1 Maja 11, 58-580 Szklarska Poręba zarządzająca Hotelem Mariental, ul. Objazdowa 2, 58-580 Szklarska Poręba.

2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych w Hotelu Mariental należy kontaktować się z inspektorem ochrony danych, który dostępny jest pod adresem e-mail: iod@hotelmariental.pl.

§2 Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

1. Celem i podstawą opracowania niniejszej polityki prywatności jest poinformowanie o zasadach ochrony prywatności podczas przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwane RODO.

2. Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności dane osobowe będą
przetwarzane w następujących celach:

• a. w związku ze świadczeniem usług: hotelarskich, noclegowych, najmu sal i
  organizacji eventów (spotkań biznesowych, konferencji, szkoleń,bankietów,
  integracji, przyjęć i wydarzeń okolicznościowych) w tym powiązanych z nimi lub dodatkowych usług gastronomicznych, rozrywkowych, opiekuńczych, sportowych, kosmetycznych, pielęgnacyjnych, relaksacyjnych, parkingowych, podarunkowych (art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 – RODO),
• b. w związku z realizacją niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych
  ciążących na administratorze w tym: obowiązków sprawozdawczych,
  rachunkowych, finansowych, podatkowych, przeciwdziałania zagrożeniom
  przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich itp.(art. 6 ust. 1 lit. c
  RODO),
• c. w związku z realizacją celów wynikających z uzasadnionych interesów
  realizowanych przez administratora: analiz w zakresie sprzedaży (profilowanie analityczne, sprzedażowe i marketingowe), ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń, monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszym obiekcie i jego otoczeniu (art. 6 ust. 1 lit. f
  RODO).
  3. Dane osobowe mogą być przetwarzane w formie profilowania analitycznego, sprzedażowego-marketingowego, w celu dostosowania usług do Państwa potrzeb i zainteresowań oraz w celu dokonywania pomiarów, które pozwolą na ich udoskonalanie. Wiążące decyzje nie są zautomatyzowane i podejmowane bez udziału człowieka.
  
  

§3 Odbiorcy danych osobowych

1. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty zewnętrzne, które wspierają administratora w prowadzeniu działalności. Mogą to być podmioty zapewniające hosting, usługi IT, działalność pocztową lub kurierską, usługi księgowe oraz dodatkowe usługi, które oferujemy. Lista odbiorców może ulegać zmianom.

2. Każdy odbiorca, któremu powierzymy przetwarzanie danych osobowych (podmiot przetwarzający) lub któremu je udostępnimy (odrębny administrator), będzie je przetwarzać zgodnie z odpowiednimi instrumentami prawnymi, umowami lub w celu realizacji umowy, porozumienia lub współpracy, wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem oraz naszymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami.

3. W przypadkach wymaganych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, zastrzegamy sobie prawo udostępniania danych urzędom i organom uprawnionym do przetwarzania danych np. organom ścigania, sądom.

§4 Okres przetwarzania danych osobowych

1. Dane będą przechowywane w zależności od podstaw ich przetwarzania, wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane: wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, maksymalnie przez okres zabezpieczenia materiałów niezbędnych dla postępowań prawnych (w tym podatkowych) oraz do czasu przedawnienia roszczeń.

2. Dane związane z zawartą umową przechowywane będą przez okres min. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z realizowaną usługą.

3. Dane z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni od momentu utrwalenia, chyba że dłuższy okres przechowywania jest dopuszczony przez prawo z innych przyczyn.

4. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania.

§5 Pliki cookies i technologie śledzące

1. Serwis internetowy dostępny pod adresem www.hotelmariental.pl (dalej: „Serwis”) wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz pokrewne technologie śledzące w celu zapewnienia najwyższego standardu obsługi online, optymalizacji działania strony oraz personalizacji ofert marketingowych.

2. Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane na
urządzeniu końcowym Użytkownika (np. na komputerze, tablecie, smartfonie).

3. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies:

• a. sesyjne: pliki tymczasowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki.
• b. stałe: pliki przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  
  4. Administrator dzieli stosowane pliki cookies na następujące kategorie funkcjonalne:
  
• a. niezbędne (techniczne): umożliwiają prawidłowe działanie Serwisu, nawigację oraz bezpieczne korzystanie z systemu rezerwacji pokoi i pakietów SPA. Ich stosowanie jest konieczne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• b. analityczne i statystyczne: pozwalają badać ruch na stronie, mierzyć
  efektywność kampanii i ulepszać strukturę Serwisu przy użyciu narzędzi takich jak Google Analytics. Przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• c. marketingowe i reklamowe: służą do dopasowywania treści reklamowych (np. w sieci reklamowej Google lub Meta) do preferencji Gości oraz prowadzenia działań remarketingowych. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  
  

5. Serwis integruje narzędzia podmiotów trzecich, które mogą instalować własne pliki cookies na urządzeniu Użytkownika. Szczegółowa, na bieżąco aktualizowana lista plików cookies, ich dostawców (w tym Google, Meta, dostawcy systemów rezerwacyjnych) oraz okresów ich przechowywania dostępna jest w interaktywnym Centrum Zarządzania Prywatnością (Banerze Cookies) wywoływanym na stronie Serwisu.

6. Użytkownik ma prawo w każdym momencie wycofać lub zmienić zakres zgody na stosowanie plików cookies (z wyjątkiem cookies niezbędnych) za pośrednictwem odnośnika „Ustawienia Cookies” widocznego w stopce Serwisu lub poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§6 Uprawnienia podmiotów danych

1. Osoba, której dane osobowe przetwarzane przez Hotel Mariental ma prawo do:

• a. dostępu do danych osobowych,
• b. sprostowania danych osobowych,
• c. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• d. usunięcia danych osobowych,
• e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
  

2. Wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego i zgodnie z przepisami możliwa jest odmowa uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do interesów, praw i wolności osoby, której dane osobowe są przetwarzane lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem.

4. Uprawnienia dotyczące wniesienia sprzeciwu można zrealizować poprzez wysłanie stosownego żądania na adres: iod@hotelmariental.pl.

5. W przypadkach uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych sytuacjach ich podanie jest wymogiem ustawowym lub umownym, a odmowa ich podania może uniemożliwić realizację usług.


§7 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą polityką prywatności zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Hotel Mariental zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. Aktualny tekst Polityki Prywatności dostępny będzie każdorazowo na stronie www.hotelmariental.pl.

3. Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od 1 lipca 2026 r.

Privacy Policy of Hotel Mariental

§1 Data Controller Details

1. Data Controller of your personal data is F.H.U. "AGAT" Zbigniew Hochół, with its registered office at ul. 1 Maja 19, 58-580 Szklarska Poręba, Poland, managing Hotel Mariental, ul. Objazdowa 2, 58-580 Szklarska Poręba, Poland.

2.For any matters concerning the protection of personal data at Hotel Mariental, you may contact the Data Protection Officer via email at: iod@hotelmariental.pl.

§2 Purposes and Legal Bases for Processing Personal Data

1.The purpose and legal basis for issuing this Privacy Policy is to inform you about the rules governing privacy protection during personal data processing in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as GDPR).

2.In order to provide services in line with our business operations, personal data will be processed for the following purposes:

• In connection with the provision of services: hotel, accommodation, room hire, and event organisation (business meetings, conferences, training sessions, banquets, team building, receptions, and special occasions), including related or ancillary catering, entertainment, childcare, sports, cosmetic, beauty, relaxation, parking, and gift services (Article 6(1)(b) of Regulation 2016/679 – GDPR);
• In connection with fulfilling legal obligations binding upon the Controller: including reporting, accounting, financial, and tax obligations, as well as preventing sexual offence threats and protecting minors, etc. (Article 6(1)(c) GDPR);
• In connection with pursuing the legitimate interests of the Controller: sales analysis (analytical, sales, and marketing profiling), establishing, defending, and pursuing legal claims, as well as CCTV monitoring to ensure the safety and security of individuals and property within our premises and surroundings (Article 6(1)(f) GDPR).

3.Personal data may be processed in the form of analytical, sales, and marketing profiling in order to tailor services to your needs and interests, as well as to conduct measurements that allow us to improve our offerings. Binding decisions are not automated and are not taken without human intervention.

§3 Recipients of Personal Data

1.Recipients of your personal data may include external third-party entities supporting the Controller in carrying out business operations. These may include web hosting providers, IT services, postal or courier services, accounting services, and providers of additional services offered by us. The list of recipients is subject to change.

2.Every recipient to whom personal data processing is entrusted (data processor) or to whom data is disclosed (separate data controller) will process it under appropriate legal instruments, contracts, or for the purpose of contract execution, agreement, or cooperation, strictly in accordance with applicable law and our internal policies, procedures, and standards.

3.In cases required by applicable laws, we reserve the right to disclose data to public authorities and entities authorised to process data, such as law enforcement agencies and courts.

§4 Personal Data Retention Period

1.Data will be stored depending on the legal grounds for processing, strictly for the period necessary to achieve the purposes for which it was collected: fulfilling statutory obligations, for the maximum duration required to secure evidence for legal proceedings (including tax proceedings), and until the expiration of the limitation period for claims.

2.Data related to a concluded agreement will be retained for a minimum period of 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline passed in connection with the rendered service.

3.CCTV recordings will be stored for a period not exceeding 30 days from recording, unless a longer retention period is permitted by law for other legitimate reasons.

4.Personal data processed on the basis of consent will be retained until such consent is withdrawn or the purpose of processing has been achieved.

§5 Cookies and Tracking Technologies

1.The website available at www.hotelmariental.pl (hereinafter referred to as the "Website") uses cookies and related tracking technologies to ensure the highest standard of online service, optimise website performance, and personalise marketing offers.

2.Cookies are small text files sent by the server and stored on the User's terminal device (e.g. computer, tablet, smartphone).

3.The Website employs two main types of cookies:

• Session cookies: temporary files stored on the User's terminal device until logging out, leaving the website, or closing the web browser;
• Persistent cookies: files stored on the User's terminal device for the duration specified in the cookie parameters or until deleted by the User.

4.The Controller classifies the cookies used into the following functional categories:

• Necessary (technical): enable the proper functioning of the Website, navigation, and secure use of the room and SPA package booking systems. Their use is necessary for the performance of an electronic services agreement (Article 6(1)(b) GDPR);
• Analytical and statistical: allow us to analyse website traffic, measure campaign effectiveness, and improve the Website's structure using tools such as Google Analytics. Processing is based on the User's voluntary consent (Article 6(1)(a) GDPR);
• Marketing and advertising: used to tailor advertising content (e.g. within the Google or Meta ad networks) to Guests' preferences and to conduct remarketing activities. Processing takes place exclusively on the basis of the User's voluntary consent (Article 6(1)(a) GDPR).

5.The Website integrates third-party tools that may place their own cookies on the User's device. A detailed, regularly updated list of cookies, their providers (including Google, Meta, and booking system providers), and retention periods is available in the interactive Privacy Management Centre (Cookie Banner) accessible on the Website.

6.The User has the right to withdraw or amend their consent regarding the use of cookies (except necessary cookies) at any time via the "Cookie Settings" link located in the footer of the Website or by modifying their web browser settings. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out prior to its withdrawal.

§6 Data Subject Rights

1.Every individual whose personal data is processed by Hotel Mariental has the right to:

2.Access their personal data,

3.Rectify their personal data,

4.Restrict the processing of their personal data,

5.Erase their personal data ("right to be forgotten"),

6.Object to the processing of their personal data.

7.The rights listed above are not absolute. In accordance with applicable regulations, an objection may be refused if compelling legitimate grounds for processing exist which override the interests, rights, and freedoms of the data subject, or if there are grounds for establishing, exercising, or defending legal claims.

8.Where data processing is based on consent, the data subject has the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

9.Rights regarding objections can be exercised by sending an appropriate request to: iod@hotelmariental.pl.

10.If you consider that the processing of your personal data infringes the provisions of the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, i.e. the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

11.Providing personal data is voluntary; however, in certain situations, providing such data is a statutory or contractual requirement, and refusal to provide it may render the provision of services impossible.

§7 Final Provisions

1.For matters not regulated by this Privacy Policy, relevant provisions of applicable law, including personal data protection legislation, shall apply.

2.Hotel Mariental reserves the right to amend this Privacy Policy. The current text of the Privacy Policy will always be available at www.hotelmariental.pl.

3.This Privacy Policy is effective from 1 July 2026.